On m’a récemment demandé de participer à un panel explorant les avancés technologiques dans divers secteurs d’industries. Je ne pouvais passer à côté de l’occasion de jeter un regard introspectif sur mon écosystème pour voir ce qu’il y avait de nouveau dans le monde de la gouvernance (exception faites des médias sociaux discutés récemment).

Je me suis notamment penché sur le cas de l’envoi du bon vieux cartable préparé en vue du prochain conseil d’administration (« CA ») et de l’évolution au fil des ans des divers tracas qui y sont liés. Depuis quelque temps, plusieurs firmes offrent des solutions logicielles offrant de virtualiser votre CA. Afin de vous permettre de bien comprendre de quoi il retourne, précisons que l’on parle ici d’une application qui prend en charge la majeure partie des éléments de logistique du CA et qui, pour faciliter la vie de ses usagers, va en wébiser la gestion.

À écouter les usagers, consultants et développeurs consultées et à la lecture de leurs nombreuses brochures je comprends que les principaux avantages d’un tel portail sont de permettre :

• de faciliter la distribution des agendas et documents et leur mise à jour (au besoin) la gestion des calendriers du CA (et des comités) et de suivre les présences aux réunions
• d’annoter les documents (de façon publique ou privée) et de collaborer sur ceux-ci
• d’être plus vert (RSC) – du moins avec beaucoup moins de papier
• contrôler l’accès au site et aux documents archivés
• de faciliter la recherche (par mots-clés) et l’accès aux anciens documents
• de centraliser, préserver et classer l’ensemble de l’information et d’accéder aisément aux divers documents utiles tels que les mandats, codes, statuts, procédures et politiques, etc…

Par contre, chaque médaille ayant 2 cotés, avant de se jeter tête baissée dans le changement, il serait prudent de tenir compte des éléments moins positifs suivants :

• les coûts initiaux pour la mise en place et l’usage du logiciel (auxquels peuvent aussi s’ajouter des équipements), qui surviendront avant les économies annoncées
• nécessite un environnement de sécurité accru et une certaine discipline des membres
• l’existence de « log » pourrait nuire à un administrateur moins actif, en cas de poursuite
• requiert de la formation (surtout pour ceux qui sont technologiquement moins aptes)
• s’attendre à une certaine résistance au changement de la part de plusieurs administrateurs (surtout quand on considère que pour 37% des CA , la moyenne d’âge est > 64 ans)
• s’attendre à rencontrer des problèmes de compatibilité, au départ et par la suite (fureteurs, applications, etc..)

On continue ?

J’ai répertorié plusieurs produits développés au Québec en français (souvent bilingues) et offerts à des prix concurrentiels (par rapport aux versions américaines également disponibles, mais parfois un peu plus dispendieuses et pas nécessairement plus conviviales), les principaux étant :

• ReseauCA.net (LeadingBoards.com)
• IdSide.com (Société Plan de Vol)
• Conseil sans papier (Irosoft.com)
• Conseil d’administration virtuel (Victrix.ca)
• Conseil sans papier (WeblexDesign.com)
• Xperca.com
• Conseil sans papier (ICO Technologies Sanspapier.ca)

Vous croyez toujours que le côté positif l’emporte sur les quelques inconvénients cités ? Alors considérez intégrer les éléments suivants dans votre processus d’achat et sachez les intégrer au projet :

• planifier et préciser les objectifs à atteindre
• se doter d’un budget global raisonnable
• prévoir de la formation (temps, argent et disponibilités)
• tester le concept avec des champions plus ouverts (individus ou un des comités)
• ne pas rechercher trop de fonctions complexes et +/- utiles
• porter attention au bilinguisme du logiciel, souvent requis dans nos organisations
• valider la pérennité du fournisseur et son engagement envers le produit
• former, former, former et être prêts à accompagner

Quelques autres trouvailles technos

Ma recherche effectuée au cours des derniers mois pour ce texte m’a permis d’identifier certains autres produits qui offrent d’aider les administrateurs à accroître l’efficacité de leurs conseils d’administration, notamment :

utilisation de Tablettes (I-Pad,…) +/- dédiées, pour recevoir les infos du CA
sondages totalement webisés pour procéder à l’évaluation de la performance d’un CA et faire du « benchmarking » par rapport à certains standards
vidéoconférences avec des administrateurs situés à l’extérieur de la salle du conseil
logiciel de suivi de tâches (i-Follow)
outils de prise de notes automatisés (crayons électroniques ou reconnaissance de la voix)
formations sur le web et portant sur divers sujets liés à la gouvernance

Que doit-on en penser

Si vous aimez la nouveauté et que vous croyez que votre conseil ou comité ne sera pas trop réfractaire aux changements, vous avez là plusieurs options intéressantes pour vous amuser et innover dans votre entourage. N’hésitez pas à me communiquer vos bons coups, et les moins bons…

Pour les administrateurs qui doutent encore de la nécessité de prendre les TI et les technologies au sérieux, selon Suzanne Rivard des HEC Montréal, « il existe une différence marquée entre la valeur au marché, le niveau de croissance des ventes et le niveau de croissance des revenus des entreprises dont le conseil d’administration comprend le langage des technologies de l’information et ceux des sociétés où le conseil maîtrise moins cette question ».

Mais impossible de conclure sans vous rappeler que : L’automatisation d’un mauvais système ou d’un processus inefficace ne fera que vous aider à prendre des mauvaises décisions plus facilement, ou plus rapidement.

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Pour obtenir une copie de la chronique : Chronique 55 – fév 2012 final